• 2.1.- Tratándose de adquisiciones de bienes y servicios que estén considerados en el presupuesto de egresos autorizado como son: material y artículos de oficina, material y artículos de limpieza, adquisiciones de activos fijos, etc., con excepción de aquellos en los que previamente el H. Pleno del Consejo de la Judicatura haya celebrado contrato de servicios tales como: agua, luz, teléfono, arrendamiento de muebles e inmuebles, etc.
  
  
  • 2.1.1.- Será facultad del Jefe del Departamento de Servicios Generales autorizar dichas adquisiciones de bienes y servicios hasta por un importe de $ 5,000.00 (Cinco Mil Pesos 00/100 M.N.) y cuando se trate de adquisiciones de bienes y servicios mayores de este importe, se autoriza al Director de la Unidad Administrativa para que apruebe hasta por un monto de $ 15,000.00 (Quince Mil Pesos 00/100 M.N.), y lo que exceda de este importe se sujetará a lo establecido en la norma que fija los Montos para la Contratación de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del estado de Baja California, que publique el Poder Ejecutivo en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado.
  
  
  Todas las adquisiciones, arrendamientos y servicios que se pretendan realizar se verificará previamente la disponibilidad presupuestal.
  
  Las adquisiciones mayores de $ 15,000.00 (Quince Mil Pesos 00/100 M.N.) pero menores a los montos establecidos para licitación pública serán sometidos para su aprobación al Pleno del Consejo mediante la siguiente documentación:
  
  
  • Oficio de Solicitud.
  • Copias de cotizaciones que ampare la solicitud.
  • Cuadro comparativo donde se propone la mejor opción.
  
  
  
• 2.2.- El Poder Judicial del Estado, cuenta con un Comité de Adquisiciones, el cual se reunirá para cumplir con el procedimiento de licitación pública establecido en el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, dicho Comité se integra por:
  
  Con derecho a voz y voto:
  
  
  • a).- Un Presidente, que será el Presidente de la Comisión de Administración del Consejo de la Judicatura.
  • b).- Un Secretario Ejecutivo, que será el Titular de la Unidad Administrativa.
  • c).- Un Vocal, que será el Titular del Departamento de Contabilidad.
  • d).- Un Vocal, que será el Titular del Departamento de Servicios Generales.
  • e).- Un vocal, que será el representante del Consejo de la Judicatura como área solicitante.
  
  
  Con voz únicamente:
  
  
  • a).- Un representante de la Contraloría Interna del Poder Judicial.
  • b).- Un representante del área de Informática únicamente en los casos de adquisiciones de equipo de cómputo y sus accesorios para la aclaración de los aspectos técnicos que sean necesarios.
  
  
  Para que las sesiones del comité sean validas, se requerirá de la presencia de la mayoría de sus integrantes, con derecho a voz y voto.
  
  Los acuerdos que se tomen en el seno del comité, requerirán para su validez del voto mayoritario de sus integrantes con derecho a voto.
  
  En caso de empate el Presidente tendrá voto de calidad.
  
  Cada integrante del comité, designará por escrito a su respectivo suplente.
  
  El suplente únicamente podrá participar durante las sesiones, en las ausencias de quien lo haya designado.
  
  
  
  
  Los integrantes del Comité tienen las siguientes facultades y obligaciones:
  
  
  • I.- El Presidente:
    • a).- Presidir y coordinar las sesiones del Comité.
    • b).- Autorizar las órdenes del día.
    • c).- Convocar por conducto del Secretario Ejecutivo a las sesiones que realice el Comité.
    • d).- Firmar conjuntamente con el Secretario Ejecutivo, las actas de los asuntos dictaminados en las sesiones.
    • e).- Ejercer su voto de calidad en caso de empate.
  
  
  
  • II.- El Secretario Ejecutivo:
    • a).- Convocar a sesión a los miembros del Comité, por lo menos dos días hábiles de anticipación.
    • b).- Elaborar las convocatorias, ordenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán, remitiéndolos a los integrantes del comité.
    • c).- Cuidar que el archivo de documentos se encuentre completo y se mantenga actualizado debiendo conservarlo por el tiempo mínimo que determine la Ley de la materia.
    • d).- Levantar y firmar las actas correspondientes a la sesiones que hubiere asistido.
    • e).- Integrar los informes que deban proporcionarse a la Contraloría , en relación con los asuntos que dictamine el Comité, y
    • f).- Las que le encomiende el Comité y las demás disposiciones aplicables.
  
  
  
  • III.- Los Vocales
    • a).- Asistir puntualmente a las sesiones del Comité.
    • b).- Auxiliar al Presidente y al Secretario Ejecutivo en los asuntos que se le encomienden.
    • c).- Enviar al Secretario Ejecutivo antes de la sesión, los documentos de los asuntos que se deben someter a consideración del Comité.
    • d).- Revisar el orden del día y los documentos a tratar.
    • e).- Pronunciar los comentarios que considere pertinentes, y
    • f).- Las que les encomiende el Comité y las demás disposiciones aplicables.
  
  
  La responsabilidad de cada integrante del Comité, quedará limitada al voto ó comentario que emita u omita en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración con base en la documentación que le sea presentada; en este sentido, las determinaciones y opiniones de los miembros del Comité, no comprenden las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos.



• 2.3.- La determinación de las necesidades de adquisiciones de bienes y servicios y los arrendamientos de bienes muebles e inmuebles estará a cargo del Jefe del Departamento de Servicios Generales y será con base en las necesidades de materiales que solicitan las diversas áreas que integran el Poder Judicial.



• 2.4.- Deberá contar el Jefe del Departamento de Servicios Generales con un Padrón de Proveedores y un Catálogo de Artículos por Proveedor, los cuáles deberán de mantenerse actualizados.



• 2.5.- Todas las Compras que se efectúen y que excedan de $ 2,500.00 pesos (Dos Mil Quinientos Pesos 00/100 M. N. ) deberán formalizarse mediante Orden de Compra, prenumerada y preimpresa las cuales deberán llevar la firma de autorizado del Jefe del Departamento de Servicios Generales ó del Director de la Unidad Administrativa.



• 2.6.- En adquisiciones de importes entre $ 600.00 pesos ( Seiscientos Pesos 00/100 M.N. ) y $ 2,500.00 pesos (Dos Mil Quinientos Pesos 00/100 M. N. ) deberá hacerse a través de una solicitud de compra, servicio u oficio según se trate, debidamente firmado por el titular del área. Así como todas las compras mayores de $ 600.00 pesos ( Seiscientos Pesos 00/100 M.N. ) deberán tener nota de entrada al almacén, a excepción de los gastos que no se encuentren en el catálogo de artículos de almacén por razón de ser un gasto esporádico.



• 2.7.- El Jefe del Departamento de Servicios Generales deberá turnarle al Encargado del Almacén una copia de las Órdenes de Compra que se elaboren, con el propósito de que verifique Físicamente los materiales recibidos contra los solicitados y los Importes contra las Remisiones si es una entrega parcial de materiales ó copia de la Factura , si es entrega total.



• 2.8.- Será el Encargado de Compras y Control de Suministros el responsable de llevar a cabo el seguimiento de las Compras, para el efecto deberá contar con un expediente de órdenes pendientes de surtir.



• 2.9.- Semanalmente el Encargado de Compras deberá verificar contra el reporte de entradas de materiales que elabora el Encargado de Almacén, las copias de las Órdenes de Compra que ya fueron surtidas y deberá sellarlas como tales e integrar un expediente consecutivo.



• 2.10.- En todas las compras que estén autorizadas por el Pleno del Consejo, deberán contener la siguiente documentación:
  
  
  • Copias de las cotizaciones que amparen la adquisición y cuadro comparativo.
  • Copia de Acta de Pleno en que se autorizo la compra o servicio.
  • Original de la Orden de compra.
  • Factura original con requisitos fiscales debidamente sellada y firmada de recibida del almacén y código programático respectivo.
  • Copia de entrada al Almacén, a excepción de los gastos que no se encuentren en el catálogo de artículos de almacén.
  • Copia del resguardo si se trata de bienes inventariables.



• 2.11.- En todas las compras que estén autorizadas por el Director de la Unidad Administrativa , deberán contener la siguiente documentación:
  
  
  • Original de la Orden de compra.
  • Factura original con requisitos fiscales debidamente sellada y firmada de recibida del almacén y código programático respectivo.
  • Copia de entrada al Almacén, a excepción de los gastos que no se encuentren en el catálogo de artículos de almacén.
  • Copia del resguardo si se trata de bienes inventariables.



• 2.12.- En todas las compras que estén autorizadas por el Jefe del Departamento de Servicios Generales, deberán contener la siguiente documentación:
  
  
  • Original de la Orden de compra.
  • Factura original con requisitos fiscales debidamente sellada y firmada de recibida del almacén y código programático respectivo.
  • Copia de entrada al Almacén, a excepción de los gastos que no se encuentren en el catálogo de artículos de almacén.
  • Copia del resguardo si se trata de bienes inventariables.
  
  
  Todas las facturas que emitan los proveedores o prestadores de servicios, deberán describir los bienes y servicios recibidos, desglosados con sus costos unitarios y el IVA separado, evitando en todos los casos el concepto de “ varios ”. Tratándose de reparaciones, mantenimiento y combustible de los vehículos oficiales, además de los requisitos anteriores deberán contener el número de control de inventario, placas y firma del usuario.
  
  Respecto del mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles, las erogaciones que se cubran por estos conceptos y las facturas que expidan los proveedores o prestadores de servicios deberán cumplir con las mismas indicaciones descritas en el párrafo anterior. Además deberán firmar a satisfacción los titulares de cada área de trabajo que recibieron el servicio.



• 2.13.- Con el objeto de dar seguimiento al cumplimiento del presente manual, es necesario que antes de proceder al pago de facturas estas se entreguen debidamente requisitadas como se señala en los punto 2.10, 2.11 y 2.12 a la mesa de control para su verificación y captura de afectación presupuestal.



• 2.14.- Tratándose de adquisiciones de bienes y servicios, los anticipos sobre estos conceptos no podrá exceder del 50% y se otorgarán a petición de los proveedores. Cuando el monto supere el importe de $ 50,000.00 pesos ( Cincuenta Mil Pesos 00/100 M. N. ) será obligación por parte del proveedor o prestador de servicio otorgar pagaré a favor del Poder Judicial por el anticipo otorgado para garantizar el cumplimiento y la calidad de los bienes y servicios.



• 2.15.- Los contratos de servicios, honorarios, arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, serán revisados y validados por el asesor jurídico del Poder Judicial y turnados para firma del C. Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado.

POR EL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ESTADO.



MAGDO. JOSÉ PALOMINO CASTREJON
CONSEJERO PRESIDENTE

MAGDO. JUVENAL HERNÁNDEZ ACEVEDO
CONSEJERO

LIC. ELEAZAR F. VERASTEGUI GALICIA
CONSEJERO

LIC. LUIS RAMÓN MARTÍN DEL CAMPO FIGUEROA
CONSEJERO

LIC. JESÚS ALBERTO AYALA URÍAS
CONSEJERO

LIC. MARIA GUADALUPE HARO HARO
CONSEJERO

LIC. ROCELA ARMIDA ROA RIVERA
CONSEJERO

LIC. HÉCTOR RÍOS GÓMEZ
SRIO. GRAL. DEL CONSEJO DE JUDICATURA